POLÍTICA DE TRATAMIENTO Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES - LAWA LEGALTECH
POLÍTICA DE TRATAMIENTO Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES
LAWA LEGALTECH
Versión: 3.0
Fecha de entrada en vigencia: 01/04/2023
Última actualización: 10/07/2026
1. Identificación del responsable del tratamiento
Para efectos de la presente Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales, el responsable del tratamiento de la información será:
Nombre comercial: Lawa LegalTech / Lawa Legal
Establecimiento de comercio: Lawa LegalTech
NIT: 1094971010-2
Domicilio: Bogotá D.C., Colombia
Correo de contacto, habeas data y PQRS: contacto@lawa.com.co
Sitio web: www.lawa.com.co
En adelante, el responsable será denominado “Lawa”, “Lawa LegalTech” o “la plataforma”.
Lawa es una legaltech colombiana que ofrece servicios legales, documentos digitales, documentos personalizados, asesorías jurídicas, herramientas tecnológicas de atención, formularios, chatbot de contacto y conexión con abogados aliados independientes.
2. Objeto de la política
La presente política tiene como finalidad informar a los titulares de datos personales sobre la forma en que Lawa recolecta, almacena, usa, circula, transmite, conserva, protege y, en general, realiza tratamiento sobre sus datos personales.
Esta política también establece los derechos de los titulares, las finalidades del tratamiento, los canales de atención y los procedimientos para ejercer derechos relacionados con habeas data, consultas, reclamos, actualización, corrección, supresión de información y revocatoria de autorización.
3. Alcance de la política
Esta política aplica al tratamiento de datos personales realizado por Lawa respecto de:
a. Usuarios que navegan en el sitio web.
b. Personas que diligencian formularios físicos o digitales.
c. Usuarios que interactúan con el chatbot, WhatsApp, redes sociales, correo electrónico u otros canales de atención.
d. Clientes que compran documentos digitales gratuitos o pagos.
e. Clientes que solicitan documentos personalizados.
f. Clientes que contratan asesorías legales.
g. Clientes que solicitan representación legal mediante abogados aliados.
h. Suscriptores al boletín, newsletter o comunicaciones comerciales.
i. Abogados aliados, aspirantes a abogados aliados y proveedores jurídicos.
j. Proveedores, contratistas, aliados comerciales y terceros relacionados con la operación de Lawa.
k. Personas naturales cuyos datos sean entregados por usuarios, clientes o abogados dentro de consultas, documentos, pruebas, casos o solicitudes legales.
Esta política aplica al tratamiento realizado a través de medios físicos, digitales, telefónicos, electrónicos, automatizados o semiautomatizados.
4. Definiciones
Para efectos de esta política, se tendrán en cuenta las siguientes definiciones:
Autorización: consentimiento previo, expreso e informado otorgado por el titular para llevar a cabo el tratamiento de sus datos personales.
Base de datos: conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
Dato público: dato que no es semiprivado, privado o sensible. Puede incluir, entre otros, información contenida en registros públicos, documentos públicos, gacetas, boletines oficiales o sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
Dato privado: dato que por su naturaleza íntima o reservada solo es relevante para el titular.
Dato semiprivado: dato que no tiene naturaleza íntima, reservada ni pública, pero cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no solo al titular sino a cierto sector o grupo de personas.
Dato sensible: información que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación. Puede incluir, entre otros, datos relacionados con salud, vida sexual, orientación política, convicciones religiosas o filosóficas, pertenencia a sindicatos, origen racial o étnico, datos biométricos y demás información protegida por la ley.
Encargado del tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que realiza tratamiento de datos personales por cuenta del responsable.
Responsable del tratamiento: persona natural o jurídica que decide sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos personales.
Titular: persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.
Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales, como recolección, almacenamiento, uso, circulación, transmisión, transferencia, actualización, supresión, consulta, análisis, organización, conservación o eliminación.
Transmisión: comunicación de datos personales dentro o fuera de Colombia para que un encargado realice tratamiento por cuenta del responsable.
Transferencia: envío de datos personales a otro responsable del tratamiento, dentro o fuera de Colombia.
5. Principios aplicables al tratamiento de datos personales
Lawa realizará el tratamiento de datos personales conforme a los principios establecidos en la normativa colombiana de protección de datos personales, especialmente los siguientes:
a. Legalidad: el tratamiento se realizará conforme a la Constitución, la ley y las normas aplicables.
b. Finalidad: el tratamiento obedecerá a finalidades legítimas, informadas y relacionadas con la actividad de Lawa.
c. Libertad: el tratamiento solo se realizará con autorización previa, expresa e informada del titular, salvo excepciones legales.
d. Veracidad o calidad: la información tratada deberá ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
e. Transparencia: el titular podrá obtener información sobre la existencia de datos que le conciernan.
f. Acceso y circulación restringida: los datos personales solo serán tratados por personas autorizadas y no estarán disponibles en internet u otros medios de divulgación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable o se trate de datos públicos.
g. Seguridad: Lawa adoptará medidas razonables para proteger los datos personales contra adulteración, pérdida, consulta, uso, acceso no autorizado o fraudulento.
h. Confidencialidad: todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales estarán obligadas a garantizar reserva sobre la información, incluso después de finalizada su relación con Lawa.
6. Datos personales que podrá recolectar Lawa
Lawa podrá recolectar y tratar, entre otros, los siguientes datos personales:
6.1. Datos de identificación
a. Nombre completo.
b. Tipo y número de identificación.
c. Fecha de expedición del documento.
d. Copia de cédula o documento de identidad, cuando sea necesario.
e. Firma física, electrónica o digital, cuando aplique.
f. Nacionalidad.
g. Edad o fecha de nacimiento, cuando sea necesaria para el servicio.
6.2. Datos de contacto
a. Correo electrónico.
b. Número de celular o WhatsApp.
c. Dirección física o ciudad de residencia.
d. País de residencia.
e. Usuario de redes sociales, cuando el contacto se origine por esos canales.
6.3. Datos comerciales y de consumo
a. Servicios consultados o contratados.
b. Historial de compras.
c. Documentos descargados.
d. Preferencias de servicios legales.
e. Solicitudes de información.
f. PQRS, reclamos, solicitudes y seguimiento de atención.
6.4. Datos de pago y transaccionales
a. Confirmación de pago.
b. Medio de pago utilizado.
c. Estado de la transacción.
d. Datos asociados a Wompi, Sistecrédito u otros procesadores de pago.
e. Soportes de pago enviados por el usuario.
f. Información necesaria para gestionar reembolsos, reversión de pagos, soporte o validación de compras.
Lawa no almacena directamente datos completos de tarjetas débito, tarjetas de crédito u otros instrumentos financieros cuando el pago se realiza a través de pasarelas o proveedores externos. Dichos proveedores tratan la información conforme a sus propias políticas, términos y estándares de seguridad.
6.5. Datos profesionales, empresariales o comerciales
a. Nombre de empresa o emprendimiento.
b. NIT o identificación empresarial.
c. Cámara de comercio.
d. RUT.
e. Actividad económica.
f. Marca, logotipo, signo distintivo o información relacionada con propiedad intelectual.
g. Contratos, documentos corporativos o información empresarial entregada para análisis legal.
6.6. Datos relacionados con consultas, casos o solicitudes legales
a. Hechos narrados por el usuario.
b. Documentos, pruebas, soportes y anexos.
c. Contratos, comunicaciones, capturas de pantalla, correos electrónicos, conversaciones o mensajes.
d. Información laboral, familiar, financiera, comercial, contractual, administrativa, judicial o extrajudicial.
e. Información sobre procesos, reclamaciones, denuncias, trámites, quejas o solicitudes ante autoridades, entidades públicas o privadas.
f. Información de terceros relacionada con el caso, cuando sea aportada por el usuario.
6.7. Datos sensibles o especialmente protegidos
En algunos servicios, Lawa podrá recibir datos sensibles o información altamente confidencial, incluyendo, pero sin limitarse a:
a. Información sobre salud.
b. Historias clínicas o soportes médicos.
c. Información familiar.
d. Información relacionada con niños, niñas o adolescentes, cuando sea entregada por sus padres, representantes legales o acudientes.
e. Información sobre violencia, amenazas, delitos, denuncias o situaciones de riesgo.
f. Información financiera, patrimonial o crediticia.
g. Información laboral o disciplinaria.
h. Datos biométricos, cuando sean necesarios para verificar identidad o documentos.
i. Información íntima o privada del titular o de terceros vinculados al caso.
El titular no está obligado a suministrar datos sensibles, salvo que dicha información sea necesaria para analizar, tramitar o gestionar la solicitud legal correspondiente. Cuando el titular entregue este tipo de información, deberá hacerlo de manera libre, consciente, expresa e informada.
6.8. Datos de navegación y uso de herramientas digitales
a. Dirección IP.
b. Tipo de dispositivo.
c. Sistema operativo.
d. Navegador.
e. Páginas visitadas.
f. Tiempo de navegación.
g. Fuente de tráfico.
h. Interacciones con anuncios, formularios, botones, enlaces o contenidos.
i. Cookies, etiquetas, píxeles, eventos y tecnologías similares.
j. Métricas de comportamiento en la web, cuando el usuario haya autorizado o cuando la ley lo permita.
7. Finalidades del tratamiento
Lawa podrá tratar datos personales para las siguientes finalidades:
7.1. Finalidades relacionadas con la prestación de servicios legales
a. Recibir, analizar y gestionar solicitudes de servicios legales.
b. Prestar asesorías legales de 45 minutos.
c. Elaborar documentos legales personalizados con base en la información suministrada por el usuario.
d. Gestionar solicitudes de registro de marca, antecedentes marcarios, contratos, políticas legales, derechos de petición, tutelas y otros servicios legales.
e. Contactar al usuario para solicitar información adicional necesaria para prestar el servicio.
f. Asignar, remitir o conectar solicitudes con abogados aliados independientes cuando el servicio lo requiera.
g. Facilitar la comunicación entre el cliente y el abogado aliado en casos de representación legal.
h. Realizar seguimiento interno a la prestación del servicio.
i. Verificar el cumplimiento de lineamientos de calidad por parte de abogados aliados.
j. Gestionar reportes de avance en los casos asignados a abogados aliados.
k. Atender solicitudes, quejas, reclamos o inconformidades relacionadas con servicios legales.
7.2. Finalidades relacionadas con documentos digitales
a. Permitir la descarga de plantillas gratuitas.
b. Gestionar la compra y entrega de plantillas pagas.
c. Habilitar documentos digitales, guías, formatos, minutas o recursos legales.
d. Controlar accesos, descargas, compras y licencias de uso.
e. Prevenir reventa, distribución no autorizada o usos indebidos de documentos de Lawa.
f. Corregir errores técnicos o de acceso relacionados con documentos digitales.
g. Gestionar soporte sobre archivos descargables.
7.3. Finalidades relacionadas con pagos y financiación
a. Procesar pagos mediante Wompi, Sistecrédito u otros medios habilitados.
b. Confirmar transacciones.
c. Gestionar financiación de servicios a través de Sistecrédito.
d. Validar pagos, soportes, estados de transacción y órdenes de compra.
e. Gestionar cancelaciones, reembolsos, reversión de pagos o soporte transaccional cuando proceda.
f. Llevar control administrativo, contable y operativo de servicios contratados.
7.4. Finalidades relacionadas con atención al usuario
a. Contactar al usuario por correo electrónico, WhatsApp, teléfono, formularios, chatbot o redes sociales.
b. Responder solicitudes de información.
c. Gestionar PQRS.
d. Dar soporte sobre compras, documentos, asesorías o servicios contratados.
e. Enviar confirmaciones, recordatorios, instrucciones, formularios o actualizaciones del servicio.
f. Verificar la identidad del usuario cuando sea necesario.
g. Mantener trazabilidad de la relación comercial y de atención.
7.5. Finalidades relacionadas con chatbot y canales automatizados
a. Recibir información inicial de usuarios interesados.
b. Clasificar solicitudes según el tipo de necesidad legal.
c. Direccionar al usuario hacia formularios, servicios, abogados aliados o canales de atención.
d. Registrar conversaciones para trazabilidad, soporte y mejora del servicio.
e. Solicitar datos de contacto para continuar la atención.
f. Identificar si el usuario requiere asesoría, documento, representación legal u otro servicio.
g. Mejorar flujos de atención automatizada.
El chatbot de Lawa es un canal de atención inicial, captura de información y direccionamiento. Sus respuestas no constituyen asesoría jurídica personalizada ni reemplazan la revisión de un abogado.
7.6. Finalidades comerciales, educativas y de marketing
a. Enviar información sobre servicios legales.
b. Enviar contenido educativo, guías, noticias jurídicas, boletines y actualizaciones legales.
c. Enviar promociones, descuentos, campañas y comunicaciones comerciales.
d. Realizar remarketing o medición de campañas publicitarias, cuando proceda.
e. Medir el desempeño de contenidos, formularios, anuncios y campañas.
f. Segmentar audiencias de acuerdo con intereses, servicios consultados o interacción con Lawa.
g. Gestionar suscripciones al boletín legal.
El titular podrá solicitar en cualquier momento dejar de recibir comunicaciones comerciales.
7.7. Finalidades relacionadas con abogados aliados
a. Evaluar hojas de vida, experiencia, especialidad y perfil profesional de abogados aliados.
b. Verificar tarjeta profesional, antecedentes, idoneidad y disponibilidad, cuando aplique.
c. Gestionar la vinculación contractual de abogados aliados.
d. Asignar solicitudes o casos.
e. Gestionar pagos, comisiones, honorarios y reportes de avance.
f. Supervisar lineamientos de calidad, atención, confidencialidad y tiempos de respuesta.
g. Atender quejas o reclamos relacionados con abogados aliados.
h. Gestionar la terminación o suspensión de la relación con abogados aliados.
7.8. Finalidades administrativas, legales y de cumplimiento
a. Cumplir obligaciones legales, contractuales, administrativas y regulatorias.
b. Conservar soportes de autorización de tratamiento de datos.
c. Gestionar consultas, reclamos, actualizaciones, supresiones y revocatorias.
d. Responder requerimientos de autoridades administrativas, judiciales o de control.
e. Prevenir fraude, suplantación, abuso de la plataforma o actividades ilegales.
f. Proteger los derechos, intereses, seguridad y operación de Lawa, sus usuarios, clientes, abogados aliados y proveedores.
g. Gestionar archivo, conservación documental, trazabilidad y defensa jurídica de Lawa.
8. Tratamiento de datos sensibles
Lawa podrá recibir datos sensibles o información altamente confidencial cuando sea necesario para analizar, gestionar o prestar servicios legales.
El tratamiento de datos sensibles se realizará únicamente cuando:
a. El titular haya otorgado autorización explícita.
b. El tratamiento sea necesario para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial, administrativo, extrajudicial o contractual.
c. Sea necesario para proteger un interés vital del titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado.
d. Exista una obligación legal o una excepción permitida por la normativa aplicable.
El titular será informado de que no está obligado a suministrar datos sensibles. Sin embargo, en determinados casos, la falta de información sensible o confidencial puede impedir que Lawa o el abogado aliado analicen adecuadamente la solicitud o presten el servicio requerido.
Lawa tratará los datos sensibles bajo medidas reforzadas de confidencialidad, acceso restringido y uso limitado a la finalidad autorizada.
9. Tratamiento de datos de niños, niñas y adolescentes
Los servicios de Lawa están dirigidos principalmente a personas mayores de edad.
Cuando una solicitud involucre información de niños, niñas o adolescentes, el tratamiento deberá ser autorizado por sus padres, representantes legales o acudientes, y deberá respetar el interés superior del menor y sus derechos fundamentales.
Lawa podrá abstenerse de prestar un servicio o solicitar información adicional cuando no sea posible verificar que quien actúa respecto de datos de un menor tiene legitimidad o autorización para hacerlo.
10. Datos personales de terceros aportados por usuarios
En algunos casos, los usuarios o clientes podrán entregar información de terceros relacionada con una consulta, prueba, documento o caso legal.
Cuando el usuario entregue datos personales de terceros, declara que:
a. Cuenta con autorización para suministrarlos, o
b. La entrega de dicha información es necesaria para el análisis, ejercicio, defensa o gestión de un derecho, o
c. La información hace parte de documentos, pruebas, comunicaciones o soportes necesarios para la solicitud legal.
El usuario se compromete a no entregar datos personales de terceros que sean innecesarios, falsos, obtenidos de manera ilícita o no relacionados con el servicio solicitado.
Lawa tratará dicha información únicamente para las finalidades asociadas al servicio legal, consulta, documento, asesoría, representación, soporte o cumplimiento legal correspondiente.
11. Autorización del titular
Lawa solicitará autorización previa, expresa e informada para el tratamiento de datos personales, salvo en los casos exceptuados por la ley.
La autorización podrá otorgarse por diferentes medios, incluyendo:
a. Formularios web.
b. Casillas de aceptación o checkboxes.
c. Mensajes de WhatsApp.
d. Correo electrónico.
e. Formularios de Google Forms.
f. Chatbot o canales automatizados.
g. Firma física, electrónica o digital.
h. Aceptación de términos y condiciones en el sitio web.
i. Compra, descarga o contratación de servicios cuando se informe previamente esta política.
Lawa conservará prueba de la autorización otorgada por el titular, en la medida en que sea técnica y razonablemente posible.
12. Casos en los que no se requiere autorización
La autorización del titular no será necesaria en los casos permitidos por la ley, entre ellos:
a. Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
b. Datos de naturaleza pública.
c. Casos de urgencia médica o sanitaria.
d. Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
e. Datos relacionados con el registro civil de las personas.
13. Derechos de los titulares
Los titulares de datos personales tendrán derecho a:
a. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
b. Solicitar prueba de la autorización otorgada.
c. Ser informados sobre el uso dado a sus datos personales.
d. Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones al régimen de protección de datos personales.
e. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando no exista un deber legal o contractual que obligue a conservarlo.
f. Acceder gratuitamente a sus datos personales conforme a la ley.
g. Solicitar corrección de información parcial, inexacta, incompleta, fraccionada o que induzca a error.
h. Solicitar la eliminación de datos cuando proceda.
i. Oponerse al envío de comunicaciones comerciales.
14. Deberes de Lawa como responsable del tratamiento
Lawa tendrá, entre otros, los siguientes deberes:
a. Garantizar al titular el ejercicio pleno y efectivo del derecho de habeas data.
b. Solicitar y conservar copia de la autorización otorgada por el titular.
c. Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten.
d. Conservar la información bajo condiciones de seguridad razonables.
e. Actualizar, corregir o suprimir datos cuando sea procedente.
f. Tramitar consultas y reclamos conforme a la ley.
g. Exigir a encargados, proveedores y abogados aliados el respeto de esta política y de la normativa aplicable.
h. Informar a la autoridad competente cuando se presenten incidentes de seguridad que generen riesgos relevantes para los titulares.
i. Cumplir las instrucciones y requerimientos de la Superintendencia de Industria y Comercio.
15. Encargados, proveedores y terceros autorizados
Para el desarrollo de sus actividades, Lawa podrá compartir o permitir acceso a datos personales a terceros que actúen como encargados, proveedores, aliados o colaboradores, cuando sea necesario para cumplir las finalidades informadas.
Entre ellos podrán estar:
a. Abogados aliados independientes.
b. Abogada líder o supervisora jurídica de Lawa.
c. Proveedores de alojamiento web y tecnología.
d. Shopify.
e. Google Forms.
f. WhatsApp.
g. ManyChat.
h. Shopify Email.
i. Microsoft Clarity.
j. Google Analytics.
k. Metricool.
l. Wompi.
m. Sistecrédito.
n. Proveedores de almacenamiento, correo electrónico, automatización, analítica, marketing, soporte, facturación, pagos o gestión documental.
Estos terceros deberán tratar la información conforme a la finalidad autorizada, sus propias políticas aplicables y/o los acuerdos, términos o compromisos de confidencialidad correspondientes.
Lawa procurará que los proveedores y abogados aliados que accedan a datos personales adopten medidas razonables de confidencialidad, seguridad y protección de la información.
16. Transferencia y transmisión nacional o internacional de datos
Lawa podrá realizar transmisión o transferencia de datos personales dentro o fuera de Colombia cuando sea necesario para:
a. Operar el sitio web.
b. Gestionar formularios.
c. Procesar pagos.
d. Enviar comunicaciones.
e. Almacenar información.
f. Utilizar herramientas tecnológicas, plataformas de automatización, analítica o marketing.
g. Prestar servicios legales a usuarios ubicados en Colombia o en el exterior cuando el asunto esté relacionado con ley colombiana o temas migratorios.
h. Conectar al usuario con abogados aliados o proveedores necesarios para atender su solicitud.
Cuando se realicen transmisiones o transferencias internacionales, Lawa procurará que estas se realicen conforme a la normativa aplicable y bajo estándares razonables de protección, seguridad y confidencialidad.
17. Tratamiento en chatbot, WhatsApp y canales digitales
El usuario entiende que al interactuar con el chatbot, WhatsApp, formularios, redes sociales o canales digitales de Lawa puede entregar datos personales, información confidencial o datos sensibles.
El chatbot de Lawa tiene como finalidad realizar atención inicial, capturar información básica, orientar al usuario sobre canales disponibles y direccionar solicitudes. El chatbot no presta asesoría jurídica personalizada ni reemplaza la revisión de un abogado.
Las conversaciones o interacciones podrán ser conservadas por Lawa para:
a. Dar continuidad a la atención.
b. Registrar solicitudes.
c. Gestionar servicios.
d. Hacer seguimiento interno.
e. Mejorar la calidad del servicio.
f. Atender PQRS.
g. Cumplir obligaciones legales o contractuales.
El usuario deberá evitar enviar información innecesaria, excesiva, falsa, ilícita o que no guarde relación con la solicitud.
18. Tratamiento para comunicaciones comerciales
Lawa podrá enviar comunicaciones comerciales, educativas, informativas o promocionales a los titulares que hayan autorizado dicha finalidad o que tengan una relación comercial, contractual o precontractual con Lawa.
Estas comunicaciones podrán enviarse por:
a. Correo electrónico.
b. WhatsApp.
c. SMS.
d. Redes sociales.
e. Plataformas de automatización.
f. Herramientas de email marketing.
g. Canales digitales habilitados por Lawa.
El titular podrá solicitar la exclusión de bases de datos comerciales o dejar de recibir comunicaciones escribiendo a:
contacto@lawa.com.co
19. Cookies y tecnologías de seguimiento
Lawa podrá utilizar cookies, píxeles, etiquetas, herramientas de analítica y tecnologías similares para operar el sitio web, medir tráfico, mejorar la experiencia del usuario, analizar campañas, recordar preferencias y realizar actividades de marketing o remarketing cuando proceda.
Entre las herramientas utilizadas podrán estar Google Analytics, Microsoft Clarity, Metricool, Shopify, Meta, Google Tag Manager u otras tecnologías similares.
El uso de cookies y tecnologías de seguimiento se regulará en la Política de Cookies de Lawa, la cual deberá ser consultada junto con esta política.
El usuario podrá configurar, aceptar, rechazar o eliminar cookies conforme a las opciones disponibles en el sitio web, el navegador o las herramientas habilitadas por Lawa.
20. Seguridad de la información
Lawa adoptará medidas administrativas, técnicas y organizacionales razonables para proteger los datos personales contra pérdida, adulteración, acceso no autorizado, consulta indebida, uso fraudulento o divulgación no autorizada.
Entre las medidas que podrá implementar se encuentran:
a. Acceso restringido a bases de datos.
b. Uso de cuentas autorizadas.
c. Control interno sobre carpetas, formularios, correos y herramientas digitales.
d. Compromisos de confidencialidad con abogados aliados y proveedores.
e. Limitación de acceso según necesidad del servicio.
f. Conservación organizada de soportes y documentos.
g. Revisión de incidentes de seguridad.
h. Eliminación o archivo de información cuando corresponda.
i. Capacitación o lineamientos internos sobre protección de datos.
j. Manual interno de protección de datos, seguridad y PQRS.
Aunque Lawa adopta medidas razonables de seguridad, ningún sistema físico o digital es absolutamente invulnerable. Por ello, el usuario también debe proteger sus dispositivos, correos, contraseñas y canales de comunicación.
21. Conservación de la información
Lawa conservará los datos personales durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades informadas, prestar los servicios contratados, atender consultas o reclamos, cumplir obligaciones legales, contractuales, contables, administrativas o defender sus derechos ante eventuales controversias.
Los datos podrán conservarse, entre otros casos, cuando sean necesarios para:
a. Historial de atención.
b. Soportes de compra o pago.
c. Evidencia de autorizaciones.
d. Prestación de servicios legales.
e. Trazabilidad de documentos entregados.
f. Cumplimiento de obligaciones legales.
g. Gestión de PQRS.
h. Defensa judicial o extrajudicial.
i. Relación con abogados aliados o proveedores.
Cuando los datos ya no sean necesarios y no exista obligación legal o contractual de conservación, Lawa podrá eliminarlos, anonimizarlos, archivarlos o restringir su tratamiento.
22. Supresión de datos y revocatoria de autorización
El titular podrá solicitar la supresión de sus datos personales o revocar la autorización otorgada mediante comunicación enviada al correo:
contacto@lawa.com.co
La solicitud deberá incluir:
a. Nombre completo del titular.
b. Número de identificación.
c. Correo o teléfono de contacto.
d. Descripción clara de la solicitud.
e. Documentos que acrediten identidad o representación, cuando aplique.
La supresión o revocatoria no procederá cuando exista un deber legal, contractual, administrativo, contable, judicial, probatorio o de defensa que obligue a Lawa a conservar la información.
Lawa atenderá estas solicitudes conforme a los tiempos previstos en la ley.
23. Procedimiento para consultas
El titular podrá consultar la información personal que repose en las bases de datos de Lawa enviando una solicitud al correo:
contacto@lawa.com.co
La solicitud deberá contener, como mínimo:
a. Nombre completo del titular.
b. Tipo y número de identificación.
c. Datos de contacto.
d. Descripción de la consulta.
e. Documentos que acrediten identidad o representación, cuando aplique.
Lawa responderá las consultas dentro del término máximo de diez (10) días hábiles contados desde la fecha de recibo de la solicitud.
Cuando no sea posible atender la consulta dentro de dicho término, Lawa informará al interesado los motivos de la demora y señalará la fecha en que atenderá la consulta, la cual no podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
24. Procedimiento para reclamos
El titular que considere que la información contenida en una base de datos de Lawa debe ser corregida, actualizada o suprimida, o que advierta un presunto incumplimiento de la normativa de protección de datos, podrá presentar reclamo al correo:
contacto@lawa.com.co
El reclamo deberá contener:
a. Nombre completo del titular.
b. Tipo y número de identificación.
c. Datos de contacto.
d. Descripción clara de los hechos que dan lugar al reclamo.
e. Solicitud concreta.
f. Documentos o soportes que se quieran hacer valer.
g. Documentos que acrediten identidad o representación, cuando aplique.
Si el reclamo resulta incompleto, Lawa podrá requerir al interesado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas.
Si transcurren dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
Una vez recibido el reclamo completo, Lawa incluirá en la base de datos una leyenda que indique “reclamo en trámite” o una expresión similar, cuando sea procedente.
El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados desde el día siguiente a la fecha de recibo del reclamo completo.
Cuando no sea posible atenderlo dentro de dicho término, Lawa informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual no podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
25. Personas autorizadas para ejercer derechos
Podrán ejercer los derechos establecidos en esta política:
a. El titular de los datos personales.
b. Sus causahabientes, previa acreditación de dicha calidad.
c. El representante o apoderado del titular, previa acreditación de representación.
d. El padre, madre, representante legal o acudiente respecto de datos de niños, niñas o adolescentes, cuando corresponda.
e. Las entidades públicas o autoridades competentes en ejercicio de sus funciones legales.
26. Información de abogados aliados
Los abogados aliados que se vinculen a Lawa deberán autorizar el tratamiento de sus datos personales para finalidades de validación, vinculación, asignación de casos, gestión contractual, pagos, comisiones, reportes de avance, control de calidad, cumplimiento de obligaciones legales y contacto con usuarios o clientes cuando corresponda.
Lawa podrá solicitar a los abogados aliados información como:
a. Nombre completo.
b. Documento de identificación.
c. Tarjeta profesional.
d. Especialidad.
e. Experiencia.
f. Ciudad de ejercicio.
g. Datos de contacto.
h. Cuenta bancaria o datos de pago.
i. Soportes profesionales.
j. Declaraciones de independencia, confidencialidad, ausencia de conflictos de interés y cumplimiento disciplinario.
Los abogados aliados deberán tratar la información de clientes conforme a la ley, esta política, el contrato suscrito con Lawa, el acuerdo de confidencialidad, el secreto profesional y las reglas éticas aplicables al ejercicio de la abogacía.
27. Confidencialidad de información legal y documentos del caso
Toda información entregada por usuarios o clientes en el contexto de una consulta, asesoría, documento personalizado, representación legal o servicio jurídico será tratada como información confidencial.
Lawa, su abogada líder, abogados aliados, proveedores o colaboradores autorizados deberán utilizar dicha información únicamente para las finalidades asociadas al servicio solicitado.
La información legal, documentos, pruebas, capturas de pantalla, contratos, historias clínicas, denuncias o comunicaciones privadas no serán divulgadas públicamente por Lawa, salvo autorización del titular, obligación legal, requerimiento de autoridad competente o necesidad de defensa jurídica.
28. Limitaciones frente a información entregada por el usuario
El usuario es responsable por la veracidad, exactitud, legalidad y pertinencia de la información que entrega a Lawa.
Lawa podrá abstenerse de prestar un servicio, suspenderlo o solicitar aclaraciones cuando:
a. La información sea incompleta.
b. La información sea falsa o contradictoria.
c. Se entreguen datos de terceros sin justificación.
d. Se detecte posible fraude, suplantación o uso indebido de la plataforma.
e. El usuario se niegue a entregar información necesaria para prestar el servicio.
f. La solicitud implique una actividad ilegal, abusiva o contraria a la ética profesional.
29. Canales oficiales de atención
El canal oficial para ejercer derechos de habeas data, solicitar eliminación de datos, presentar consultas, reclamos, PQRS o comunicaciones relacionadas con esta política será:
Correo electrónico: contacto@lawa.com.co
Lawa podrá habilitar canales adicionales como WhatsApp, formularios web o chatbot para atención general. Sin embargo, las solicitudes formales de eliminación de datos personales deberán presentarse exclusivamente por correo electrónico.
30. Vigencia de la política
La presente política rige a partir de su publicación en el sitio web de Lawa.
Las bases de datos administradas por Lawa tendrán una vigencia igual al tiempo necesario para cumplir las finalidades del tratamiento, las obligaciones legales o contractuales aplicables y los fines legítimos de conservación documental, soporte, trazabilidad o defensa jurídica.
31. Modificaciones de la política
Lawa podrá modificar, actualizar o ajustar esta política en cualquier momento, especialmente por cambios legales, regulatorios, tecnológicos, comerciales, operativos o de servicios.
Cuando los cambios sean sustanciales, Lawa procurará informar a los titulares a través de su sitio web, correo electrónico, canales digitales o medios que considere adecuados.
La versión vigente de esta política estará disponible en el sitio web de Lawa o podrá solicitarse al correo:
contacto@lawa.com.co
32. Aceptación de la política
El titular declara que ha sido informado sobre esta Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales y que, al entregar sus datos personales a Lawa mediante formularios, chatbot, WhatsApp, correo electrónico, sitio web, compra de documentos, contratación de servicios, descarga de plantillas, solicitud de asesoría o cualquier otro canal habilitado, autoriza el tratamiento de sus datos personales conforme a las finalidades aquí descritas.
Cuando el titular entregue datos sensibles o información confidencial de su caso, declara que lo hace de manera libre, expresa, informada y voluntaria, entendiendo que dicha información podrá ser necesaria para analizar, gestionar o prestar el servicio legal solicitado.