TÉRMINOS DE USO DEL CHATBOT Y ASISTENTE LEGAL AUTOMATIZADO - LAWA LEGALTECH
TÉRMINOS DE USO DEL CHATBOT Y ASISTENTE LEGAL AUTOMATIZADO
LAWA LEGALTECH
Versión: 3.0
Fecha de entrada en vigencia: 01/04/2023
Última actualización: 10/07/2026
1. Identificación de Lawa
Los presentes Términos de Uso del Chatbot y Asistente Legal Automatizado regulan la interacción de los usuarios con los canales automatizados de atención de:
Nombre comercial: Lawa LegalTech / Lawa Legal
Establecimiento de comercio: Lawa LegalTech
NIT: 1094971010-2
Domicilio: Bogotá D.C., Colombia
Correo de contacto, habeas data y PQRS: contacto@lawa.com.co
Sitio web: www.lawa.com.co
En adelante, “Lawa”, “Lawa LegalTech”, “la plataforma”, “nosotros” o “nuestro equipo”.
2. Objeto del documento
Estos términos tienen como finalidad informar al usuario las condiciones aplicables al uso del chatbot, canales automatizados, flujos conversacionales, formularios conectados, respuestas automáticas, mensajes de WhatsApp, herramientas de atención inicial y demás mecanismos digitales utilizados por Lawa para recibir, clasificar y direccionar solicitudes.
Este documento regula especialmente:
a. El alcance del chatbot.
b. El tipo de información que puede recopilar.
c. El tratamiento de datos personales y datos sensibles.
d. Las limitaciones de las respuestas automatizadas.
e. La diferencia entre atención inicial y asesoría jurídica personalizada.
f. La conexión con abogados aliados.
g. Las reglas de uso adecuado del canal.
h. La conservación de conversaciones.
i. Las responsabilidades del usuario.
j. Los canales para ejercer derechos de habeas data y presentar PQRS.
3. Aceptación de estos términos
Al iniciar, continuar o utilizar el chatbot de Lawa, el usuario declara que ha leído, entendido y aceptado estos términos, así como la Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales, el Aviso de Privacidad y los Términos y Condiciones de Prestación de Servicios y Uso de la Plataforma.
La aceptación podrá realizarse mediante:
a. Continuación de la conversación después de recibir el aviso inicial.
b. Marcación de una casilla de aceptación.
c. Respuesta afirmativa al chatbot.
d. Envío voluntario de datos personales.
e. Envío de documentos, archivos, capturas o información del caso.
f. Uso continuado del canal automatizado.
g. Interacción mediante WhatsApp, ManyChat, formularios o herramientas conectadas.
Si el usuario no acepta estos términos, deberá abstenerse de continuar la conversación o de entregar información personal mediante el chatbot.
4. Naturaleza del chatbot de Lawa
El chatbot de Lawa es una herramienta de atención inicial, captura de datos, clasificación de solicitudes y direccionamiento.
El chatbot podrá ayudar a:
a. Recibir datos básicos del usuario.
b. Identificar el tipo de necesidad legal.
c. Direccionar al usuario hacia servicios, formularios, asesorías o documentos.
d. Recibir información preliminar sobre una consulta.
e. Enviar enlaces de pago, formularios, páginas de servicio o canales de contacto.
f. Coordinar el envío de información hacia el equipo de Lawa.
g. Facilitar la conexión con abogados aliados cuando corresponda.
h. Mejorar la atención y seguimiento de solicitudes.
El chatbot no es una autoridad judicial, administrativa, entidad pública, despacho jurídico autónomo ni abogado independiente.
5. El chatbot no presta asesoría jurídica personalizada
El usuario entiende y acepta que el chatbot de Lawa no presta asesoría jurídica personalizada, no reemplaza la revisión de un abogado y no debe ser usado como única fuente para tomar decisiones legales.
Las respuestas, botones, mensajes o instrucciones del chatbot tienen una finalidad de orientación general, atención inicial y direccionamiento.
El análisis jurídico de un caso concreto puede requerir:
a. Revisión completa de hechos.
b. Estudio de documentos.
c. Validación de pruebas.
d. Identificación de normas aplicables.
e. Revisión de fechas, términos o caducidades.
f. Evaluación de riesgos.
g. Criterio profesional de un abogado.
h. Firma de contrato, poder o encargo profesional cuando exista representación legal.
Por lo tanto, ninguna respuesta automatizada del chatbot debe interpretarse como concepto jurídico definitivo, estrategia legal, garantía de resultado, recomendación profesional individualizada o sustituto de una asesoría legal.
6. Diferencia entre información general, asesoría y representación legal
Para evitar confusiones, el usuario entiende que en Lawa existen diferentes niveles de atención:
6.1. Información general
Es la información entregada en el sitio web, blog, redes sociales, chatbot, guías, recursos gratuitos o respuestas automatizadas. Tiene finalidad educativa, comercial o de orientación inicial.
6.2. Asesoría legal
Es el servicio contratado por el usuario para recibir orientación jurídica de un profesional o equipo jurídico durante un espacio determinado, usualmente de cuarenta y cinco (45) minutos, conforme a los términos de la asesoría.
6.3. Documento personalizado
Es el documento elaborado con base en la información suministrada por el usuario en un formulario o canal autorizado, conforme a las condiciones del servicio contratado.
6.4. Representación legal
Es el servicio en el que un abogado asume directamente la representación, defensa, actuación o acompañamiento profesional del cliente ante autoridades, entidades públicas, privadas, judiciales, administrativas o terceros.
Cuando exista representación legal, el usuario podrá suscribir contrato profesional, poder o documento de encargo directamente con el abogado responsable.
7. Herramientas utilizadas
Lawa podrá operar el chatbot y sus canales automatizados mediante herramientas propias o de terceros, incluyendo, entre otras:
a. ManyChat.
b. WhatsApp.
c. Formularios digitales.
d. Google Forms.
e. Shopify.
f. Herramientas de automatización.
g. Herramientas de analítica.
h. Herramientas de mensajería.
i. Sistemas de email o notificaciones.
j. Bases internas de seguimiento o atención.
El usuario entiende que estas herramientas pueden estar sujetas también a sus propias políticas de privacidad, términos de uso, condiciones técnicas y reglas de funcionamiento.
8. Datos que puede solicitar el chatbot
El chatbot podrá solicitar o recibir, entre otros, los siguientes datos:
a. Nombre completo.
b. Número de celular o WhatsApp.
c. Correo electrónico.
d. Ciudad o país de residencia.
e. Tipo de servicio requerido.
f. Descripción general de la situación legal.
g. Área del derecho relacionada con la solicitud.
h. Información sobre documentos que necesita.
i. Información sobre pago, compra o servicio solicitado.
j. Preferencias de contacto.
k. Datos necesarios para direccionar la solicitud a un formulario, asesoría, documento o abogado aliado.
Dependiendo del caso, el usuario podrá entregar voluntariamente información adicional, documentos, capturas, pruebas, contratos, comunicaciones o archivos relacionados con su solicitud.
9. Datos sensibles e información confidencial
El usuario entiende que, al usar el chatbot, puede llegar a compartir información sensible o altamente confidencial relacionada con asuntos de salud, familia, menores de edad, trabajo, finanzas, procesos judiciales, denuncias, violencia, migración, contratos, empresas, pruebas o documentos privados.
El usuario no está obligado a entregar datos sensibles por el chatbot. Sin embargo, en algunos casos dicha información puede ser necesaria para que Lawa clasifique, analice preliminarmente o direccione correctamente la solicitud.
Cuando el usuario entregue datos sensibles, documentos privados o información confidencial mediante el chatbot, autoriza a Lawa a tratar dicha información únicamente para las finalidades relacionadas con la atención, análisis, clasificación, direccionamiento, prestación del servicio, conexión con abogados aliados, soporte, PQRS y cumplimiento legal.
La Ley 1581 de 2012 regula el tratamiento de datos personales en Colombia y reconoce derechos de los titulares como conocer, actualizar, rectificar y solicitar supresión cuando proceda; además, los datos sensibles tienen un tratamiento especial que exige informar al titular que no está obligado a suministrarlos salvo que sean necesarios para la finalidad correspondiente.
10. Recomendaciones al usuario antes de compartir información
Antes de enviar información mediante el chatbot, el usuario debe tener en cuenta lo siguiente:
a. No debe compartir información falsa.
b. No debe enviar documentos alterados.
c. No debe enviar información innecesaria o excesiva.
d. No debe compartir datos de terceros si no son relevantes para el caso.
e. No debe enviar información obtenida ilegalmente.
f. No debe enviar claves, contraseñas, códigos de acceso o datos financieros completos.
g. No debe enviar fotos, documentos o conversaciones íntimas si no son necesarias para el análisis de su solicitud.
h. Debe verificar que el canal corresponde a Lawa antes de enviar información.
i. Debe solicitar asesoría profesional cuando el caso sea urgente, complejo o tenga términos próximos a vencer.
Lawa podrá solicitar al usuario que remita información adicional por un canal más adecuado cuando el asunto lo requiera.
11. Finalidades del tratamiento de datos recolectados por chatbot
Lawa podrá tratar la información recolectada mediante el chatbot para las siguientes finalidades:
a. Identificar al usuario.
b. Contactar al usuario.
c. Clasificar la solicitud.
d. Direccionar al usuario hacia servicios, documentos, asesorías o abogados aliados.
e. Enviar formularios o enlaces relacionados con el servicio requerido.
f. Registrar la solicitud para trazabilidad.
g. Dar continuidad a la atención iniciada.
h. Coordinar respuestas del equipo de Lawa.
i. Gestionar pagos, cotizaciones o propuestas cuando aplique.
j. Atender PQRS.
k. Mejorar los flujos de atención.
l. Medir el funcionamiento del canal.
m. Prevenir fraude, abuso, suplantación o uso indebido.
n. Cumplir obligaciones legales, contractuales o de defensa jurídica.
12. Compartición de información con abogados aliados
Cuando la solicitud del usuario requiera análisis jurídico, asesoría, documento personalizado o representación legal, Lawa podrá compartir la información necesaria con su abogada líder, equipo interno o abogados aliados independientes.
El usuario autoriza a Lawa a compartir con abogados aliados la información necesaria para:
a. Evaluar la solicitud.
b. Determinar viabilidad inicial.
c. Contactar al usuario.
d. Prestar asesoría.
e. Elaborar documentos.
f. Asumir representación legal, cuando corresponda.
g. Preparar propuestas o cotizaciones.
h. Dar seguimiento al caso.
i. Atender quejas o solicitudes relacionadas con el servicio.
En casos de representación legal, el abogado podrá comunicarse directamente con el cliente por razones profesionales. El abogado aliado conservará independencia técnica y profesional, y deberá cumplir los deberes propios del ejercicio de la abogacía. La Ley 1123 de 2007 establece el Código Disciplinario del Abogado en Colombia.
13. Conservación de conversaciones
Lawa podrá conservar las conversaciones, registros, formularios, respuestas, archivos o datos entregados mediante el chatbot durante el tiempo necesario para:
a. Dar continuidad a la atención.
b. Registrar el historial de solicitud.
c. Prestar el servicio contratado.
d. Resolver dudas o reclamos.
e. Hacer seguimiento interno.
f. Verificar autorizaciones.
g. Gestionar pagos o compras.
h. Proteger los derechos de Lawa, usuarios, clientes o abogados aliados.
i. Cumplir obligaciones legales, contractuales, administrativas o probatorias.
j. Mejorar la calidad del servicio.
Cuando la información ya no sea necesaria y no exista obligación legal o contractual de conservarla, Lawa podrá eliminarla, anonimizarla, archivarla o restringir su tratamiento.
14. Seguridad de la información
Lawa adoptará medidas razonables para proteger la información recibida mediante el chatbot y demás canales digitales.
Estas medidas pueden incluir:
a. Acceso restringido a conversaciones.
b. Uso de herramientas autorizadas.
c. Control interno de información.
d. Compromisos de confidencialidad con abogados aliados.
e. Limitación de acceso según necesidad del servicio.
f. Procedimientos internos de protección de datos.
g. Revisión de incidentes de seguridad.
h. Eliminación o archivo de información cuando corresponda.
Aunque Lawa adopta medidas razonables de seguridad, ningún canal digital es absolutamente invulnerable. El usuario también debe proteger sus dispositivos, cuentas, contraseñas, correos y aplicaciones de mensajería.
15. Limitaciones del chatbot
El usuario entiende que el chatbot puede tener limitaciones técnicas, operativas o de interpretación.
El chatbot puede:
a. No comprender completamente una solicitud.
b. Solicitar información incompleta.
c. Direccionar al usuario a un canal que luego requiera revisión humana.
d. Entregar mensajes generales no aplicables a todos los casos.
e. Depender de herramientas externas como WhatsApp, ManyChat, Shopify, Google Forms u otros proveedores.
f. Presentar interrupciones, errores, demoras o fallas técnicas.
g. Requerir intervención humana para completar la atención.
Por ello, el usuario no debe depender exclusivamente del chatbot para tomar decisiones legales, presentar recursos, dejar vencer términos, firmar documentos, conciliar, pagar obligaciones, renunciar a derechos o asumir actuaciones jurídicas relevantes.
16. Casos urgentes
El chatbot no debe ser usado como canal exclusivo para atender emergencias, situaciones de riesgo inmediato o casos con términos urgentes.
Si el usuario se encuentra ante una situación urgente, amenaza, violencia, riesgo para su vida o integridad, vencimiento de términos, captura, audiencia, medida de protección, urgencia médica, emergencia familiar, requerimiento judicial o plazo legal próximo, deberá acudir de inmediato a la autoridad competente, entidad correspondiente, abogado de confianza o canal de atención urgente.
Lawa podrá intentar direccionar al usuario, pero no garantiza disponibilidad inmediata, atención en tiempo real ni respuesta oportuna para situaciones urgentes.
17. Información entregada por el usuario
El usuario es responsable por la información que entrega mediante el chatbot.
El usuario declara que:
a. La información suministrada es veraz.
b. No está suplantando a otra persona.
c. No entrega documentos falsos, alterados o ilícitos.
d. No usa el chatbot para fines fraudulentos.
e. No envía información innecesaria de terceros.
f. Tiene autorización o justificación legal para entregar datos de terceros cuando sea necesario para el caso.
g. Entiende que información incompleta o incorrecta puede afectar la atención, clasificación o prestación del servicio.
Lawa no será responsable por consecuencias derivadas de información falsa, incompleta, tardía, errónea, manipulada o ilícita entregada por el usuario.
18. Prohibiciones de uso
El usuario no podrá utilizar el chatbot para:
a. Cometer fraude.
b. Suplantar personas.
c. Enviar amenazas.
d. Extorsionar o acosar.
e. Difundir contenido ilegal.
f. Entregar información falsa.
g. Cargar virus, malware o archivos maliciosos.
h. Intentar acceder a sistemas internos.
i. Saturar el canal de forma abusiva.
j. Obtener documentos para fines ilegales.
k. Solicitar estrategias para cometer delitos, evadir la ley o perjudicar ilícitamente a terceros.
l. Vulnerar derechos de Lawa, usuarios, clientes, abogados aliados o terceros.
m. Recolectar información del sistema o realizar ingeniería inversa sobre los flujos de atención.
Lawa podrá suspender la atención, bloquear el contacto, rechazar solicitudes o tomar medidas legales cuando detecte uso indebido del chatbot.
19. Comunicación posterior al uso del chatbot
Después de usar el chatbot, Lawa podrá contactar al usuario por:
a. WhatsApp.
b. Correo electrónico.
c. Llamada.
d. SMS.
e. Redes sociales.
f. Formularios.
g. Otros canales informados por el usuario.
Estas comunicaciones podrán realizarse para:
a. Dar continuidad a la solicitud.
b. Solicitar información adicional.
c. Enviar enlaces de pago.
d. Enviar formularios.
e. Confirmar servicios.
f. Agendar asesorías.
g. Remitir documentos.
h. Compartir propuestas o cotizaciones.
i. Atender PQRS.
j. Enviar comunicaciones comerciales, cuando el usuario lo haya autorizado.
20. Comunicaciones comerciales
El uso del chatbot puede incluir la opción de autorizar comunicaciones comerciales, contenido legal, noticias, guías, descuentos, novedades o información sobre servicios de Lawa.
La autorización para comunicaciones comerciales deberá ser separada cuando sea posible y el usuario podrá solicitar dejar de recibir este tipo de mensajes escribiendo a:
contacto@lawa.com.co
El retiro de comunicaciones comerciales no afecta la posibilidad de que Lawa envíe mensajes necesarios para prestar un servicio contratado, gestionar una solicitud, responder una PQRS, confirmar pagos o cumplir obligaciones legales.
21. Uso de herramientas de terceros
El chatbot y los canales digitales de Lawa pueden operar mediante proveedores externos.
Lawa no controla completamente la disponibilidad, políticas, infraestructura, decisiones técnicas, cambios, interrupciones o fallas de dichos proveedores.
Por lo tanto, Lawa no será responsable por:
a. Caídas de WhatsApp, ManyChat, Shopify, Google Forms u otras herramientas.
b. Fallas de conexión del usuario.
c. Errores del dispositivo del usuario.
d. Bloqueos, restricciones o cambios impuestos por plataformas externas.
e. Demoras causadas por proveedores tecnológicos.
f. Problemas de entrega de mensajes atribuibles a redes, operadores o plataformas.
Cuando una falla impida continuar la atención, Lawa podrá ofrecer un canal alternativo si resulta razonablemente posible.
22. Decisiones automatizadas
Actualmente, el chatbot de Lawa tiene una función principal de captura de datos, clasificación y direccionamiento.
Si en el futuro Lawa implementa herramientas de inteligencia artificial, análisis automatizado avanzado o sistemas que generen respuestas jurídicas automatizadas, Lawa podrá actualizar estos términos para informar:
a. Alcance de la herramienta.
b. Límites de sus respuestas.
c. Fuentes utilizadas.
d. Nivel de intervención humana.
e. Riesgos de error.
f. Necesidad de validación profesional.
g. Tratamiento de datos asociado.
h. Procedimiento para reportar errores o solicitar revisión humana.
Mientras ello no ocurra, el usuario no debe asumir que el chatbot realiza diagnóstico jurídico automatizado, emite conceptos legales definitivos o resuelve casos jurídicos mediante inteligencia artificial.
23. Relación con documentos digitales y servicios
El chatbot puede direccionar al usuario hacia documentos digitales, plantillas, asesorías, documentos personalizados, servicios legales o representación legal.
La contratación, compra, descarga o uso de dichos productos o servicios se regirá también por:
a. Términos y Condiciones de Prestación de Servicios y Uso de la Plataforma.
b. Términos de Compra, Descarga y Licencia de Uso de Documentos Digitales.
c. Política de Retracto, Cancelaciones, Devoluciones, Reembolsos y Reversión de Pagos.
d. Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales.
e. Aviso de Privacidad.
f. Autorización de Tratamiento de Datos Personales.
g. Contrato, propuesta, cotización u orden de servicio aplicable.
24. No creación automática de relación abogado-cliente
El uso del chatbot, el envío de información o la recepción de mensajes automatizados no crea por sí solo una relación abogado-cliente, contrato de prestación de servicios, poder, mandato ni encargo profesional.
La relación profesional se entenderá formalizada cuando:
a. Lawa confirme la contratación de una asesoría o servicio.
b. El usuario realice el pago correspondiente y este sea confirmado.
c. El usuario acepte una propuesta, contrato u orden de servicio.
d. En casos de representación legal, el usuario suscriba contrato, poder o encargo profesional con el abogado correspondiente.
e. Se cumplan las condiciones específicas del servicio contratado.
25. No garantía de resultados
El uso del chatbot no garantiza:
a. Solución del caso.
b. Viabilidad jurídica favorable.
c. Respuesta positiva de entidades públicas o privadas.
d. Aceptación de documentos.
e. Éxito judicial o administrativo.
f. Obtención de indemnizaciones, registros, pagos o reconocimientos.
g. Evitar sanciones, términos, pérdidas o consecuencias legales.
h. Asignación inmediata de abogado.
i. Atención urgente o prioritaria.
Las decisiones legales dependen de hechos, pruebas, normas, autoridades, terceros, tiempos y criterios profesionales.
26. Propiedad intelectual del chatbot
Los flujos conversacionales, textos, estructura, mensajes, botones, formularios, secuencias, contenidos, diseños, criterios de clasificación y materiales utilizados en el chatbot son propiedad de Lawa o se usan bajo autorización.
El usuario no podrá copiar, extraer, reproducir, adaptar, revender, publicar, replicar o explotar comercialmente los flujos, textos, estructuras o contenidos del chatbot sin autorización previa y escrita de Lawa.
27. PQRS y soporte
El usuario podrá presentar peticiones, quejas, reclamos o solicitudes relacionadas con el chatbot escribiendo a:
contacto@lawa.com.co
La solicitud deberá incluir:
a. Nombre completo.
b. Documento de identificación, cuando aplique.
c. Correo o teléfono de contacto.
d. Canal usado.
e. Fecha aproximada de la interacción.
f. Descripción clara de la solicitud.
g. Capturas o soportes, cuando los tenga.
Lawa revisará la solicitud conforme a sus procedimientos internos y la normativa aplicable.
28. Derechos de habeas data
El usuario podrá ejercer sus derechos de conocer, actualizar, rectificar, suprimir datos personales o revocar la autorización cuando proceda, enviando solicitud al correo:
contacto@lawa.com.co
Las solicitudes formales de eliminación de datos personales deberán realizarse exclusivamente por correo electrónico.
La solicitud deberá incluir:
a. Nombre completo.
b. Tipo y número de identificación.
c. Correo o teléfono de contacto.
d. Descripción clara de la solicitud.
e. Soportes que acrediten identidad o representación, cuando aplique.
29. Modificaciones de estos términos
Lawa podrá modificar estos términos en cualquier momento por razones legales, tecnológicas, comerciales, operativas o de servicio.
La versión vigente estará disponible en el sitio web de Lawa o podrá solicitarse al correo:
contacto@lawa.com.co
El uso continuado del chatbot después de publicada una modificación implica aceptación de los términos vigentes, salvo que la ley exija una aceptación distinta.
30. Ley aplicable
Estos términos se rigen por las leyes de la República de Colombia.
Cualquier controversia relacionada con el uso del chatbot, tratamiento de datos, atención automatizada, direccionamiento de solicitudes o servicios derivados será sometida a las autoridades competentes de Colombia, sin perjuicio de los mecanismos de PQRS, arreglo directo o conciliación cuando proceda.
31. Contacto
Para preguntas sobre estos términos, tratamiento de datos, soporte, PQRS o solicitudes relacionadas con el chatbot, el usuario podrá comunicarse al correo:
contacto@lawa.com.co